Qu’est-ce qu’un répertoire dans OptiValue.ai et comment l’utiliser efficacement ?

Un répertoire est un espace documentaire structuré dans OptiValue.ai, utilisé pour regrouper les documents sur lesquels l’IA s’appuie pour générer des réponses automatiques aux questionnaires.

Chaque répertoire constitue un périmètre d’apprentissage et de réponse autonome, dans lequel les documents sont analysés uniquement dans le contexte de ce répertoire.

Fonctionnement du répertoire

• L’IA explore uniquement les documents contenus dans le répertoire associé au projet/questionnaire en cours.

• Les réponses générées sont construites à partir de ces documents uniquement.

• L’apprentissage automatique est également cloisonné au niveau du répertoire : une modification validée n’impacte que les réponses futures associées à ce périmètre.

Bonnes pratiques d’utilisation

Nous recommandons de structurer vos répertoires de façon à refléter vos réalités organisationnelles ou réglementaires.

Exemples d’organisation :

• Par entité juridique (ex. : Filiale France, BU Finance, Groupe Luxembourg)

• Par norme ou périmètre réglementaire (ex. : ISO 27001, RGPD, NIS2)

• Par client ou projet dans le cadre d’un cabinet de conseil ou d’un prestataire

Conseils :

• Créez un répertoire distinct pour chaque périmètre fonctionnel ou entité métier.

• Centralisez dans chaque répertoire tous les documents utiles à la génération des réponses (même non triés).

• Nommez les répertoires de manière explicite pour faciliter leur sélection par les utilisateurs.

Cas d’usage : répertoires par entité juridique

Dans une organisation multi-entités, créer un répertoire par société permet à l’IA de :

• Générer les informations propres à chaque entité (adresse, raison sociale, contacts).

• Maintenir une séparation stricte des périmètres documentaires.

• Répondre de manière ciblée aux questionnaires liés à une entité spécifique.

À éviter :

• Mélanger plusieurs entités ou périmètres réglementaires dans un même répertoire.

• Réutiliser un même répertoire pour des projets de nature différente.

• Renommer les fichiers de manière ambigüe (ex. : "doc1", "scan_final", etc.)

À retenir :

Un répertoire bien structuré garantit des réponses précises, un apprentissage fiable et un périmètre maîtrisé.